档案寄存是一个涉及多个步骤的过程,以下是一些关键步骤和注意事项:
选择档案寄存单位
资质和专业度:选择有资质和专业的档案寄存单位,确保其能够安全、规范地保管档案。
收费标准:了解档案寄存的相关收费标准,确保没有隐形收费,如档案运输费、档案装箱耗材费等。
移交细节:与档案寄存单位确定档案寄存的移交细节,确保档案的安全完整。
档案整理与核对
需求调研:与企业沟通,了解其档案寄存需求,并形成初步方案。
清点整理:在确认方案后,清点并整理档案材料,进行系统分类、组合、排列、编码和编目。
核对清单:与档案寄存公司核对档案材料的数量、种类和状态,确保无遗漏并签字确认。
档案装箱与运输
档案装箱:将档案按序号和时间顺序装入标准纸盒中,并使用一次性锁扣封箱。
档案复核:在档案入盒后再次核对,确保无差错疏漏。
档案运输:档案会装车运往档案存放基地,全程GPS追踪,并有工作人员押送以确保安全。
档案上架与利用
档案上架:档案到达寄存基地后,按序号立体金属框仓+专用档案箱的标准上架储存。
借阅利用:提供多种类型的档案调阅服务,企业如需送卷,可配备专职递送人员限时送达。
后续管理
建立索引:在电脑系统中为每箱档案建立索引,方便日后查阅和利用。
定期检查:对存储环境进行定期检查和维护,防止档案受到损害或丢失。
建议
提前规划:在档案寄存前,提前了解并确认所有相关流程和费用,确保档案安全、有序地转移和存放。
选择可靠单位:选择有良好口碑和专业度的档案寄存单位,确保档案的安全性和保密性。
保持沟通:与档案寄存单位保持良好沟通,及时解决在档案寄存过程中出现的问题。
通过以上步骤和注意事项,可以确保档案寄存过程顺利进行,保障档案的安全和完整。